Freigabe und Ablehnung

Eine beendete Zeitbuchung wartet auf eine Entscheidung. Erst mit der Genehmigung ist sie endgültig und wirkt auf das Zeitkonto.

Zu finden unter Zeitkonten und, für Urlaubsanträge, unter Genehmigungen. Nötig ist das Recht time_entry:approve.

Wann entschieden werden kann

Nur über Buchungen im Status Wartet auf Genehmigung oder Korrigiert. Über eine laufende gibt es nichts zu entscheiden, und eine bereits entschiedene wird nicht ein zweites Mal beurteilt:

Zeitbuchung kann im Status … nicht genehmigt/abgelehnt werden.

Vier-Augen-Prinzip

Über die eigene Buchung entscheidet niemand selbst:

Eigene Zeitbuchungen können nicht selbst genehmigt oder abgelehnt werden (Vier-Augen-Prinzip).

Dasselbe gilt für Urlaubsanträge und für Einsatzzeiten.

Zwei Entscheider gleichzeitig

Entscheiden zwei Personen im selben Augenblick, kommt nur die erste durch. Die zweite bekommt:

Über die Buchung wurde soeben bereits entschieden. Bitte die Liste neu laden.

Die Datenbank entscheidet hier, wer zuerst war — eine bloße Statusprüfung davor ließe beide durch, und die zweite Entscheidung überschriebe die erste.

Was mit der Genehmigung geschieht

Die Überstunden der Buchung werden dem Zeitkonto gutgeschrieben, mit dem Datum der Buchung als Stichtag, nicht dem der Entscheidung. Bei einer Ablehnung wird eine bereits erfolgte Gutschrift wieder zurückgenommen.

Erst hier und nicht beim Ausstempeln: Bis zur Entscheidung kann sich die Buchung noch ändern, und ein Saldo, der bei jeder Korrektur springt, taugt nicht als Grundlage für den Freizeitausgleich.

Nicht im abgeschlossenen Zeitraum

Liegt die Buchung in einem abgeschlossenen Zeitraum, wird auch die Freigabe abgewiesen. Sie greift ins Konto: Sie schreibt die Überstunden mit dem Datum der Buchung gut, und im abgeschlossenen Zeitraum stehen die dort bereits — der Saldo wüchse ein zweites Mal um dieselben Stunden.

Da der Abschluss ohnehin verlangt, dass über alles entschieden ist, tritt dieser Fall im Alltag nicht auf.

Ablehnen

Eine abgelehnte Buchung fließt in keine Auswertung ein und blockiert auch keine Neuerfassung im selben Zeitfenster. Sie bleibt aber stehen — mit der Anmerkung des Entscheiders, damit der Mitarbeiter weiß, was er anders erfassen soll.

Bei einer abgelehnten Einsatzzeit ist die Begründung Pflicht.

Im Prüfprotokoll

Jede Entscheidung steht im Prüfprotokoll: wer, wann, genehmigt oder abgelehnt, mit Anmerkung.