Arbeitszeitgesetz

Bei jedem Ausstempeln, jedem Nachtrag und jeder Korrektur prüft die Anwendung die Schicht gegen das ArbZG und hält jeden Verstoß fest.

Zu finden unter Compliance. Nötig ist report:read, zum Quittieren report:update.

Was geprüft wird

Alle Werte sind je Mandant einstellbar. Ein Betrieb darf großzügiger sein als das Gesetz, knapper nicht.

Die Prüfungen über die einzelne Schicht hinaus

Ruhezeit, Wochenarbeitszeit und Arbeitstage in Folge brauchen den Blick auf die Nachbarbuchungen. Betrachtet wird das Fenster von einer Woche vor bis einen Tag nach der geprüften Schicht.

Die Wochenarbeitszeit zählt die Kalenderwoche, in der die Schicht beginnt — sonst zählte eine Nachtschicht über Mitternacht womöglich in die falsche Woche.

Der Arbeitstag, nicht die einzelne Buchung

Wer mittags aus- und wieder einstempelt, hat zwei Buchungen, aber einen Arbeitstag. Geprüft wird deshalb der Arbeitstag:

• Zu einem Arbeitstag gehören alle Buchungen desselben Kalendertags in der Zeitzone des Mitarbeiters — und Buchungen, zwischen denen weniger als drei Stunden liegen, auch über Mitternacht.
• Höchstarbeitszeit (§3) und Ruhepausen (§4) gelten für den ganzen Tag. Eine Lücke von mindestens 15 Minuten zwischen zwei Buchungen zählt als Pause — §4 erlaubt, die Pause in Abschnitte von je 15 Minuten zu teilen.
• Ruhezeit (§5) wird nur zwischen zwei Arbeitstagen geprüft. Die Mittagspause ist keine Ruhezeit.

Zwei Beispiele:

Jede Meldung trägt ihren Tag. Wird derselbe Tag erneut geprüft — nach einem Nachtrag am Nachmittag etwa —, wird die offene Meldung dieses Tages fortgeschrieben, statt eine zweite daneben zu stellen. Eine bereits quittierte bleibt als Nachweis unberührt.

Gebuchte Pause, nicht gerechnete

Geprüft wird auf Basis der tatsächlich genommenen Pausen. Eine automatisch abgezogene Pause wurde real nicht genommen und heilt den Verstoß nicht — sie zieht Minuten ab, gerade weil keine Pause gebucht wurde. In der Meldung stehen die pauschal abgezogenen Minuten trotzdem, damit erkennbar ist, wie die Zahlen zustande kamen.

Anders die bezahlte, protokollierte Pause bei abgeschalteter Pausenerfassung: Sie zählt für §4 mit. Das Gesetz verlangt, dass eine Pause gewährt wird, und ein Betrieb, der sie bezahlt und im Ablauf vorsieht, gewährt sie.

Der Ausgleichszeitraum des §3

Über acht Stunden werktäglich zu arbeiten ist erlaubt — bis zu zehn —, solange der Schnitt über 24 Wochen wieder bei acht liegt.

Eine Tageswarnung nach §3 bekommt deshalb als einzige eine Frist: 24 Wochen ab dem Tag selbst, nicht ab dem Monatsende — das Gesetz knüpft an die einzelne Überschreitung an. Für die übrigen Regeln gibt es keine Frist; dort wäre sie eine Nachfrist für einen Verstoß, den es nicht zu heilen gibt.

Gemittelt wird über Werktage: Montag bis Samstag, ohne Feiertage. Der Sonntag zählt nicht, weil §3 von „werktäglich“ spricht. Mit Kalendertagen gerechnet fiele das Kontingent um ein Siebtel zu hoch aus, und der Ausgleich sähe erbracht aus, wo er es nicht ist.

Der tägliche Lauf

Jede Nacht um vier Uhr sieht die Anwendung nach, was aus den offenen Warnungen geworden ist:

• Ausgeglichen → die Warnung wird quittiert. Der Vermerk nennt den Schnitt und den Zeitraum, auf die sich der Schluss stützt. Quittiert wird ohne Person: Ein Name stünde sonst unter einer Entscheidung, die niemand getroffen hat.
• Frist abgelaufen und nicht ausgeglichen → aus der Warnung wird ein Verstoß. Der Vorgang bleibt derselbe und entsteht nicht neu; die Nachweispflicht verlangt, dass er nachvollziehbar bleibt.

Ohne diesen Lauf stünde in der Liste bald so viel Erledigtes, dass das Offene darin untergeht — und eine gerissene Frist bliebe als bloße Warnung stehen.

Nach einer Korrektur

Die Verstöße der alten Lage werden verworfen und neu geprüft. Sonst bliebe der Hinweis auf eine Zwölf-Stunden-Schicht stehen, die es nicht mehr gibt, und ein erst durch die Korrektur entstandener bliebe unbemerkt. Bereits quittierte bleiben als Nachweis erhalten.

Vorwarnung und automatisches Ausstempeln

Damit es gar nicht erst zum Verstoß kommt, sieht die Anwendung jede Minute auf alle laufenden Buchungen. Gezählt wird netto, wie das Gehen buchen würde — mit den Pausen und der Pausenkürzung des Betriebs —, und mit allen Buchungen des Tages.

• Vorwarnung (Vorgabe ab 9:30 Std.): An der Stempeluhr erscheint ein gelber Hinweis mit der verbleibenden Zeit, und Mitarbeiter und Verwaltung bekommen eine Benachrichtigung — einmal am Tag.
• Grenze erreicht: Der Hinweis wird rot, und es kommt eine zweite Benachrichtigung.
• Automatisch ausstempeln (aus, bis es eingeschaltet wird): Ausgestempelt wird genau im Augenblick der Grenze. Ein laufender Einsatz wird dabei als „nicht erledigt“ beendet, mit dem Grund — die Rückmeldung lässt sich danach berichtigen.

Wer nach Erreichen der Grenze KOMMEN drückt, wird gefragt, ob er wirklich einstempeln will. Bestätigt er, wird die Zeit erfasst und die Verwaltung benachrichtigt; automatisch ausgestempelt wird er dann nicht noch einmal.

Einzustellen unter Einstellungen → Höchstarbeitszeit (§3 ArbZG).

Warum keine Stunden auf andere Tage verschoben werden

Die Aufzeichnung muss zeigen, wann tatsächlich gearbeitet wurde (§16 Abs. 2 ArbZG). Elf Stunden als zehn zu buchen und die elfte auf einen anderen Tag zu legen, wäre eine falsche Aufzeichnung — und damit selbst eine Ordnungswidrigkeit. Ausgeglichen wird über das Zeitkonto: Die Mehrarbeit steht dort als Guthaben, und kürzere Tage danach bringen den Schnitt innerhalb von 24 Wochen wieder auf acht Stunden.

Vom Gesetz ausgenommen

Für Geschäftsführer und leitende Angestellte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht (§18 ArbZG; Organmitglieder sind schon keine Arbeitnehmer). Unter Mitarbeiter lässt sich deshalb je Person Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen anhaken. Dann gilt für diese Person:

• keine Prüfung und keine Meldungen unter Compliance,
• keine Vorwarnung und kein automatisches Ausstempeln bei zehn Stunden,
• kein Ausgleichszeitraum über 24 Wochen.

Die Zeit wird weiter erfasst, und ein vergessenes Gehen wird weiter gemeldet — das ist keine Frage des Gesetzes, sondern eine falsche Buchung. Offene Meldungen der Person werden beim Speichern als erledigt vermerkt; die Seite Compliance nennt die Ausgenommenen, damit niemand eine fehlende Prüfung für eine bestandene hält.

Wer leitender Angestellter im Sinne des Gesetzes ist, entscheidet der Arbeitsvertrag und die tatsächliche Stellung, nicht die Bezeichnung. Im Zweifel nicht ausnehmen.

Was die Anwendung nicht kann

Sie verhindert keinen Verstoß. Wer zwölf Stunden arbeitet, kann zwölf Stunden buchen; die Anwendung hält es fest und meldet es. Eine Zeiterfassung, die das Ausstempeln verweigert, führt dazu, dass gar nicht mehr gestempelt wird — und dann steht in den Unterlagen ein Acht-Stunden-Tag, der nie stattgefunden hat.

Auch das automatische Ausstempeln verhindert nichts: Es beendet die Buchung, nicht die Arbeit. Es sorgt dafür, dass niemand aus Versehen weiterbucht — und dass die Verwaltung es erfährt, wenn jemand bewusst weiterarbeitet.