Buchung korrigieren

Stimmt eine Buchung nicht, lässt sie sich berichtigen: Zeiten, Anmerkung, Kostenstelle. Danach geht sie erneut zur Genehmigung.

Was sich korrigieren lässt — und was nicht

Die Anwendung lässt die Korrektur bewusst nur in einem schmalen Fenster zu:

• Genehmigte Buchungen kann nur die Verwaltung ändern — genauer: wer sie auch hätte freigeben dürfen (Recht time_entry:approve). Für den Mitarbeiter sind sie gesperrt: Die Freigabe ist eine Zusage über seinen eigenen Lohn, und die nimmt er nicht selbst zurück. Siehe unten, Genehmigte Buchung berichtigen.
• Laufende Buchungen sind gesperrt. Sie haben noch kein Ende — erst ausstempeln, dann korrigieren.
• Abgeschlossene Zeiträume sind gesperrt. Siehe Zeitraum abschließen.
• Ohne weitergehende Rechte lässt sich nur die eigene Buchung anfassen.

Offen stehen dem Mitarbeiter damit die Buchungen im Status Wartet auf Genehmigung, Korrigiert und Abgelehnt.

Stunden statt Endzeit

Neben dem Ende steht ein Feld Dauer. Wer weiß, wie lange er gearbeitet hat, trägt das ein — die Endzeit rechnet die Maske aus. Umgekehrt genauso: Wer das Ende ändert, sieht die Dauer mitlaufen. Beide Felder zeigen immer dasselbe.

Geschrieben werden darf es, wie man es sagt:

Steht etwas im Feld, mit dem sich nichts anfangen lässt, bleibt die Endzeit, wie sie war. Eine Maske, die auf eine unsinnige Eingabe hin stillschweigend die Buchung verschiebt, wäre schlimmer als eine, die nichts tut.

Die Nachtschicht

Der Nachtrag in der eigenen Stempeluhr führt ein Datum und zwei Uhrzeiten. Für eine Schicht über Mitternacht gilt deshalb: Liegt die Endzeit nicht nach der Anfangszeit, gehört sie zum nächsten Tag. Eine andere Lesart gäbe es auch nicht — gleich oder früher wäre eine Buchung von null oder negativer Länge.

Sichtbar bleibt es trotzdem. Unter der Endzeit steht dann endet am Folgetag, und die Dauer daneben zeigt, was daraus wird. Wer 16:00 und 08:00 vertauscht hat, liest dort „16:00“ statt der erwarteten acht Stunden und sieht den Fehler, bevor er speichert.

Die Obergrenze bleibt: Eine einzelne Buchung umfasst höchstens vierundzwanzig Stunden. Alles darüber ist kein Arbeitstag mehr, sondern ein Tippfehler im Datum.

Was neu gerechnet wird

Alles. Eine verschobene Lage verschiebt auch die Nacht-, Sonntags- und Feiertagsanteile, und eine geänderte Dauer die Überstunden — eine Korrektur, die nur die angezeigten Zeiten ändert und die Zahlen daneben stehen lässt, wäre schlimmer als keine.

Die gebuchten Pausen zählen mit. Sie stehen weiter als eigene Zeilen an der Buchung; nur die Zeiten drumherum ändern sich. Verschiebt die Korrektur die Buchung, zählt der Teil der Pause, der noch darin liegt: Wer eine Buchung auf den Vormittag kürzt, hat die Mittagspause darin nicht mehr verbracht.

Auch die Korrektur darf nicht überschneiden

Geprüft wird gegen alle anderen Buchungen desselben Mitarbeiters; die eigene Zeile bleibt dabei außen vor. Sonst ließe sich eine Buchung in ein Fenster schieben, in dem schon eine steht.

Der Status danach

Die Buchung steht anschließend auf Korrigiert und liegt erneut zur Entscheidung vor. Das ist der Punkt: Eine berichtigte Buchung ist nicht mehr die, über die entschieden wurde.

Die Verstöße der alten Lage werden dabei verworfen und neu geprüft. Sonst bliebe der Hinweis auf eine Zwölf-Stunden-Schicht stehen, die es nach der Korrektur nicht mehr gibt — und ein erst durch die Korrektur entstandener Verstoß bliebe unbemerkt. Bereits quittierte Verstöße bleiben als Nachweis erhalten.

Genehmigte Buchung berichtigen

Auch eine versehentlich freigegebene Zeit lässt sich richtigstellen — an der Buchung selbst, nicht über eine Gegenbuchung von Hand auf das Zeitkonto, die Bericht und Konto auseinanderlaufen ließe. Dabei gilt:

• Berichtigen darf, wer das Recht time_entry:approve hat.
• Nicht an der eigenen Buchung. Das Vier-Augen-Prinzip gilt hier genauso wie bei der Freigabe selbst — sonst hätte jemand mit Freigaberecht seine eigene Zeit nachträglich in der Hand.
• Die Buchung bleibt genehmigt. Geändert hat sie jemand, der sie auch hätte freigeben dürfen; sie erneut zur Entscheidung zu stellen wäre eine Schleife ohne Erkenntnis.
• Das Zeitkonto wird mitgeführt. Die alte Gutschrift wird nicht ein zweites Mal gebucht, sondern auf den neuen Wert gesetzt; der Saldo verschiebt sich um die Differenz. Ohne das zeigte der Bericht nach einer Korrektur von acht auf vier Stunden die vier und das Konto weiter die acht.
• Gelöscht wird eine genehmigte Buchung nicht. Sie stand in einem Bericht, auf dem eine Entscheidung beruht. Eine Korrektur bleibt nachvollziehbar, ein Löschen hinterließe eine Lücke. Wer eine Buchung loswerden will, setzt sie auf die tatsächliche Zeit.
• Ein abgeschlossener Zeitraum bleibt trotzdem gesperrt. Was abgerechnet ist, ist abgerechnet.

Im Prüfprotokoll trägt dieser Fall einen eigenen Vermerk (genehmigtKorrigiert), damit sich später auseinanderhalten lässt, ob eine offene oder eine bereits freigegebene Zeit angefasst wurde.

Im Prüfprotokoll

Das Prüfprotokoll hält beides fest: die Zeiten vorher und die Zeiten nachher. Eine Korrektur ist damit nachvollziehbar, auch wenn die alten Werte in der Buchung selbst überschrieben sind.