Mitarbeiter verwalten
Der Mitarbeiterdatensatz ist die Person im Betrieb. Das Benutzerkonto ist der Zugang zur Anwendung. Beides gehört zusammen, ist aber getrennt: Ein Mitarbeiter am Terminal braucht kein eigenes Konto, und ein Konto für die Steuerberatung braucht keinen Mitarbeiterdatensatz.
Zu finden unter Mitarbeiter.
Pflichtfelder
Personalnummer, Vorname, Nachname. Ein Versuch, eines davon zu leeren, wird abgewiesen:
Das Feld „Personalnummer“ darf nicht leer sein.
Bei allen anderen Feldern ist ein geleertes Feld eine Angabe: „hier steht nichts mehr“. Es wird tatsächlich geschrieben. Was gar nicht mitgeschickt wurde, bleibt unberührt.
Was am Datensatz hängt
Abteilung, Standort, Position, Kostenstelle, Vorgesetzter, Arbeitszeitmodell, Zeitzone, Urlaubsanspruch, abweichende Einstellungen zur Pausenerfassung und zum Pausenabzug.
Die Kostenstelle ist die Vorbelegung jeder Zeitbuchung dieses Mitarbeiters — siehe Kostenstelle.
Rechte und Ausnahmen am Datensatz
| Häkchen | Wirkung |
|---|---|
| Darf vor Ort abrechnen | sieht beim Beenden eines Einsatzes Lohn, Material, Mehrwertsteuer und Endbetrag und kann den Auftrag beim Kunden abrechnen — siehe Abrechnung vor Ort |
| Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen | etwa für Geschäftsführer: keine Prüfung, keine Warnung bei zehn Stunden, kein automatisches Ausstempeln — siehe Arbeitszeitgesetz |
Wer verwaltet und selbst mitarbeitet, braucht einen eigenen Datensatz, der mit seinem Benutzerkonto verknüpft ist — dann kann er selbst stempeln und sich die eigene Stempeluhr als Startansicht einrichten.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
ACTIVE | beschäftigt |
PROBATION | in der Probezeit |
ON_LEAVE | ruhendes Arbeitsverhältnis, etwa Elternzeit |
INACTIVE | vorübergehend nicht beschäftigt |
TERMINATED | ausgeschieden |
Beim Wechsel auf TERMINATED oder INACTIVE wird ein verknüpftes Benutzerkonto deaktiviert; beim Wechsel zurück auf ACTIVE wieder freigegeben. Sonst behielte ein ausgeschiedener Mitarbeiter seinen Zugang, bis es jemandem auffällt.
Das Ende eines Arbeitsverhältnisses wird beim Wechsel auf TERMINATED festgehalten.
Zugang einrichten
Für einen Mitarbeiter ohne Konto lässt sich eines anlegen. Existiert unter der E-Mail bereits ein Konto im selben Mandanten, wird es verknüpft statt ein zweites anzulegen.
Außerdem lässt sich das Passwort zurücksetzen und die Rolle zuweisen.
Löschen
Weich: Der Datensatz bleibt mit einem Löschzeitpunkt stehen und der Status geht auf TERMINATED; das verknüpfte Konto wird deaktiviert und ebenfalls als gelöscht markiert.
Die Zeitbuchungen bleiben. Sie sind Nachweise nach §16 ArbZG und keine Verfügungsmasse; §16 Abs. 2 verlangt zwei Jahre Aufbewahrung. Was darüber hinaus geht, regelt die Löschdurchsetzung.
Die Sitzobergrenze
Ist an der Lizenz eine Höchstzahl an Benutzern hinterlegt und erreicht, wird das Anlegen weiterer Mitarbeiter abgelehnt.
Im Prüfprotokoll
Anlegen, Ändern, Statuswechsel, Rollenzuweisung, Zurücksetzen des Passworts und Löschen stehen mit Vorher- und Nachher-Werten im Prüfprotokoll.