WorkOffice Pro
Wer seine Rechnungen mit WorkOffice Pro schreibt, bekommt dieselbe Anbindung wie mit Lexware Office, aber über eine eigene Schnittstelle, die beide Programme miteinander vereinbart haben. WorkTime schickt die Projektzeiten als Entwurf nach WorkOffice; festschreiben, versenden und das Lager buchen bleibt dort.
Entweder Lexware oder WorkOffice: Ein Betrieb rechnet über ein Programm ab. Ist Lexware Office verbunden, lässt sich WorkOffice erst verbinden, wenn Lexware getrennt ist — und umgekehrt. Verknüpfte Kunden und alte Belege bleiben beim Wechsel stehen.
Verbinden
- In WorkOffice unter Verwaltung → WorkTime Pro auf „Mit WorkTime verbinden" klicken. WorkOffice zeigt einen Schlüssel (beginnt mit
wo_) — nur einmal. - In WorkTime unter Einstellungen → WorkOffice Pro die Adresse Ihres WorkOffice (z. B.
https://office.ihre-firma.de) und den Schlüssel eintragen und Verbinden.
WorkTime prüft beides sofort und zeigt, mit welchem Betrieb verbunden ist, ob er Kleinunternehmer ist und ob er die Warenwirtschaft hat. Gespeichert wird der Schlüssel verschlüsselt; angezeigt werden nur seine letzten vier Zeichen. Die Adresse muss mit https:// beginnen und aus dem Internet erreichbar sein.
Ist WorkTime von außen erreichbar, meldet sich WorkTime bei WorkOffice für Webhooks an: Änderungen an Belegen und Artikeln kommen dann sofort. Sonst gleicht WorkTime alle drei Stunden ab. Trennen meldet den Webhook ab und löscht den Schlüssel — Kunden und Belege bleiben. Wird der Schlüssel in WorkOffice widerrufen, ist die Verbindung getrennt; WorkTime zeigt das in den Einstellungen.
Kunden aus WorkOffice einlesen
Kunden aus WorkOffice einlesen zählt erst, was passiert, und übernimmt auf Knopfdruck — wie bei Lexware:
- Neu angelegt werden aktive Kunden mit Anschrift (Zusatz hinter der Straße), Telefon und E-Mail. Die Kundennummer aus WorkOffice wird die Kundennummer in WorkTime.
- Verknüpft wird, wen es in WorkTime schon gibt: Kunden, die WorkTime selbst nach WorkOffice geschickt hat, gleiche Kundennummer, oder gleicher Name am selben Ort.
- Archivierte Kunden bleiben draußen. Zweimal einlesen schadet nicht.
Rechnungs- und Angebotsentwurf aus den Projektzeiten
In den Projektzeiten die Einsätze eines Kunden anhaken; in der Leiste unten stehen dann Rechnungsentwurf in WorkOffice und Angebotsentwurf. Auf den Entwurf kommt dasselbe wie bei Lexware — Arbeitszeit, Fahrt, Material, Leistungen, auf den Cent dieselbe Summe wie in der Leiste:
| In WorkTime | In WorkOffice |
|---|---|
| Arbeitszeit (Datum – Mitarbeiter) | Arbeit |
| Fahrtzeit und Kilometer | Fahrt — zählt wie Arbeit zu den Arbeitskosten (§ 35a EStG) |
| Aus dem Artikelstamm gewähltes Material | Material mit Artikel |
| Frei getipptes Material (der Rest) | Material als Pauschale |
| Leistung ohne Mitarbeiter | Leistung |
Gibt es den Kunden in WorkOffice noch nicht, legt WorkTime ihn an — vorher wird gesucht, damit niemand doppelt steht.
- Rechnung: nur genehmigte, beendete Einsätze; danach gelten sie als abgerechnet. Wird der Entwurf zurückgezogen, in WorkOffice gelöscht oder die Rechnung storniert, stehen sie wieder zur Abrechnung.
- Angebot: markiert nichts. Wird es in WorkOffice angenommen, wird die Angebotszeit abrechenbar (wie „Auftrag erhalten"); abgelehnt bleibt sie intern.
Die Meldung nach dem Anlegen enthält In WorkOffice öffnen.
Material mit Lagerbuchung
Beim Material steht Material aus WorkOffice suchen: Artikel wählen, Menge eintragen, Übernehmen. Auf dem Entwurf steht jeder gewählte Artikel als eigene Position mit Bezug zum Artikel — hat der Betrieb in WorkOffice die Warenwirtschaft, sinkt der Bestand beim Festschreiben (nicht schon beim Entwurf). Den Lagerbestand selbst zeigt WorkTime nicht an.
Kennt WorkOffice einen gewählten Artikel nicht mehr, geht der Entwurf einmal ohne diesen Artikelbezug hinaus — Betrag und Text bleiben gleich; die Meldung sagt, welche Positionen es betraf.
Belege an der Karteikarte
An der Karteikarte von Kunde und Projekt stehen die WorkOffice-Belege mit ihrem Stand: Entwurf, offen, teilweise bezahlt, bezahlt, storniert, angenommen, abgelehnt. Stand holen fragt sofort nach. Wer den Entwurf geschickt hat, bekommt eine Nachricht, wenn bezahlt ist.
Entwurf zurückziehen (nur bei Entwürfen) löscht den Entwurf in WorkOffice; die Einsätze einer Rechnung stehen danach wieder zur Abrechnung. Ist der Beleg dort inzwischen festgeschrieben, geht das nicht mehr — dann wird in WorkOffice storniert.