Karteikarte für Kunden und Projekte

Wer war zuletzt bei Familie Berger, was wurde gemacht, wo ist das Foto vom Sicherungskasten, und ist der Auftrag schon abgerechnet? Früher hieß das: Kalender, Projektzeiten, Handy-Galerie und WhatsApp durchsuchen. Die Karteikarte zeigt all das an einem Ort.

So öffnen Sie sie

• Kunden: in der Kundenliste auf den Namen tippen.
• Projekte: in der Projektliste auf den Namen tippen — oder auf der Kundenkarte unter „Projekte des Kunden".
• Von der Projektkarte führt der Kundenname zurück zur Kundenkarte.

Die Kundenliste zeigt dazu die letzte Aktivität und, wer Zahlen sehen darf, den Umsatz der letzten 12 Monate. Sie lässt sich danach sortieren und auf Kunden mit oder ohne Projekte eingrenzen.

Aufbau

Oben stehen die Stammdaten (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon zum Antippen, E-Mail) und die angepinnten Notizen. Darunter liegen drei große Knöpfe:

Am Schreibtisch stehen links die Seitenleiste und rechts Verlauf, Galerie und Notizen als Reiter. Auf dem Telefon kommt der Verlauf zuerst und die Seitenleiste darunter. Jeder Abschnitt lässt sich auf- und zuklappen.

Die Seitenleiste zeigt:

• Kundenkarte: die Projekte des Kunden, kommende Termine und die Statistik.
• Projektkarte: die beteiligten Mitarbeiter (Einsätze, Stunden, letzter Einsatz), kommende Termine und die Projektstatistik. Dazu kommen Verrechnungssatz und Abrechnungstakt.

Ansprechpartner, Kontakte und Wiedervorlagen

Neben Termin anlegen, Notiz hinzufügen und Medium hochladen gibt es den Knopf Wiedervorlage — „am 15. März anrufen", „Wartung jährlich im Oktober". Die offenen stehen als erster Abschnitt der Seitenleiste; mehr dazu unter Wiedervorlagen.

• Ansprechpartner: Auf der Kundenkarte lassen sich mehrere Personen hinterlegen — mit Funktion (z. B. Hausmeister, Buchhaltung), Telefon zum Antippen, E-Mail und Notiz. Einer ist der Hauptkontakt und steht oben. Pflegen darf, wer Kunden bearbeiten darf.
• Kontaktart: Jede Notiz trägt eine Art — Notiz, Anruf, E-Mail oder Besuch. Im Verlauf steht sie mit eigenem Symbol; so wird aus den Notizen ein Kontaktverlauf: Wann haben wir zuletzt mit dem Kunden gesprochen, und worüber?
• Kundennummer: steht im Kopf der Kundenkarte. Vergeben und ändern unter Kunden → Bearbeiten; einen ganzen Kundenstamm übernehmen Sie unter Kunden einlesen.

Verlauf

Der Verlauf ist eine Zeitleiste über alles, was beim Kunden oder im Projekt passiert ist, die neuesten Einträge zuerst:

• Einsätze: wer, wann, wie lange und mit welcher Tätigkeit. Ein Tipp auf „Buchung zeigen" öffnet Abrechenbar, abrechenbare Zeit, Erlös und Material, mit Link in die Projektzeiten.
• Geplante Termine mit Link in die Tagesplanung.
• Notizen mit Verfasser. Eigene Notizen lassen sich direkt im Verlauf bearbeiten.
• Medien: Uploads, nach Tag und Person gebündelt („3 × Foto, 1 × Video"), mit kleinen Vorschaubildern.
• Noch einzuplanen: vorgemerkte Arbeiten, nur für die Verwaltung.
• Ereignisse: Projekt angelegt, Projekt beendet, abgerechnet, Arbeitsnachweis unterschrieben (mit PDF), vor Ort abgerechnet.

Filtern lässt sich nach Art (nur Termine, Notizen, Medien, Dokumente oder Ereignisse), Projekt, Mitarbeiter und Zeitraum, dazu die Reihenfolge umdrehen. Es werden je 50 Einträge geladen, „Mehr laden" holt die nächsten.

Mehrere Projekte: Auf der Kundenkarte zeigen Verlauf und Galerie alle Projekte des Kunden zusammen. Jeder Eintrag trägt sein Projekt, und der Projektfilter schränkt auf eines ein.

Notizen

Notizen sind intern. Der Kunde sieht sie nie, auch nicht auf Arbeitsnachweis oder Rechnung. Eine Notiz gehört zum Kunden oder zu einem seiner Projekte. Wichtiges lässt sich anpinnen, dann steht es oben auf der Karte, etwa „Hund im Garten — vorher klingeln".

Bearbeiten und löschen darf der Verfasser. Wer kartei:update bzw. kartei:delete hat, darf es auch bei fremden Notizen.

Galerie

Die Galerie zeigt alle Medien des Kunden bzw. Projekts als Kacheln:

• Fotos und Videos, die selbst hochgeladen wurden.
• Einsatzfotos und -videos, die Mitarbeiter am Termin aufgenommen haben.
• Material vom Kunden aus „Noch einzuplanen" (Fotos, Videos, Sprachnachrichten), gelb als „Kunde" markiert.

Ein Tipp öffnet die Vollansicht:

• Fotos lassen sich vergrößern, Videos und Audio abspielen, PDFs ansehen.
• Mit den Pfeilen, per Tastatur oder Wischen geht es zum nächsten Medium.
• Im Infofeld stehen Datum, Herkunft, Projekt, Termin, wer hochgeladen hat, die Beschreibung und die Markierungen.

Filtern lässt sich nach Art, Projekt, Herkunft (vom Kunden / selbst erstellt), Markierung und Zeitraum. Sortiert wird nach Datum, Art oder Projekt.

Hochladen

• Foto aufnehmen und Video aufnehmen öffnen am Handy direkt die Kamera.
• Audio aufnehmen nimmt im Browser über das Mikrofon auf.
• Dateien wählen nimmt mehrere Dateien auf einmal, auch Dokumente.

Vor dem Hochladen lassen sich die Herkunft (vom Kunden / selbst erstellt), das Projekt und ein Termin wählen. Jede Datei zeigt ihren Fortschritt.

Erkannt wird am Inhalt, nicht am Dateinamen. Eine umbenannte Datei geht also nicht als PDF durch.

Bearbeiten, verschieben, markieren, löschen

In der Vollansicht unter Bearbeiten lassen sich die Beschreibung und die Markierungen ändern: Wichtig, Für Rechnung, Vorher, Nachher oder eine eigene.

Selbst hochgeladene Medien lassen sich außerdem einem anderen Projekt oder Termin zuordnen, bekommen ein anderes Aufnahmedatum oder eine andere Herkunft. Einsatzfotos bleiben dagegen am Einsatz und Kundenmaterial an „Noch einzuplanen". Bei ihnen ändern sich nur Beschreibung und Markierungen.

Mit Auswählen lassen sich mehrere Medien auf einmal löschen. Jedes Löschen wird im Protokoll festgehalten.

Speicher

Medien liegen in der Datenbank des Betriebs. Oben in der Galerie steht, wie viel belegt ist:

• Ab 80 % wird die Anzeige gelb.
• Ist der Speicher voll, nimmt das Programm keine neuen Dateien mehr an. Dann alte Medien löschen oder die Grenze erhöhen.

Die Grenze legt der Betreiber je Betrieb fest, ab Werk 5 GB. Auf dem eigenen Server gilt sie über MEDIEN_SPEICHER_MB; 0 heißt ohne Grenze.

Statistik

Die Statistik zeigt:

• Zahl der Einsätze und Gesamtzeit
• abrechenbare Zeit nach dem Abrechnungstakt des Projekts
• Erlös (Arbeit und Material), Kosten (Lohn und Material) und Deckungsbeitrag
• offene Posten und bereits abgerechnet
• wie viele Einsätze noch auf Freigabe warten

Die Zahlen sind dieselben wie in den Projektzeiten.

Wer was sieht

Geldbeträge stehen nur da, wer controlling:read hat. Stunden anderer Mitarbeiter sieht nur, wer employee:read hat. Dahinter stehen die Rechte kartei:* und medien:*. Angepasst werden sie unter Rollen & Rechte.