Wartungsaufträge

Die Heizung jährlich, der Feuerlöscher alle zwei Jahre, der E-Check alle vier: An jeder Anlage beim Kunden steht, wie oft sie gewartet wird und wann als Nächstes. Rechtzeitig vorher kommt die Wartung von selbst als Auftrag nach Noch einzuplanen — mit Kunde, Objekt, Anschrift und den Geräten samt Seriennummer.

Wartungsaufträge gibt es ab Paket Profi und in Enterprise, zum Starter als Modul für 2,00 € im Monat und 0,50 € je weiterem Mitarbeiter. Objekte und Anlagen selbst gibt es in jedem Paket (siehe Karteikarte).

An der Anlage einstellen

Auf der Karteikarte des Kunden unter Objekte das Objekt aufklappen und bei der Anlage auf Bearbeiten tippen — oder eine neue anlegen. Unter Wartung stehen:

• Wie oft: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder alle 2, 3, 4 oder 5 Jahre.
• Letzte Wartung und Nächste Wartung. Mit Intervall und letzter Wartung steht die nächste von selbst da; sie lässt sich überschreiben. Ohne nächste Wartung lässt sich kein Intervall speichern — sonst käme sie nie.
• Vorlauf in Wochen: Leer gilt die Vorgabe des Betriebs, ab Werk 4 Wochen (unter Einstellungen). Eine Heizung braucht vielleicht 6 Wochen, ein Feuerlöscher 2.

Unter der Anlage steht danach, wie oft, wann als Nächstes und wann zuletzt gewartet wird — rot, wenn die Wartung überfällig ist — und ob schon ein Auftrag dafür aussteht.

Von selbst nach „Noch einzuplanen"

So viele Wochen vor der Fälligkeit, wie der Vorlauf sagt, steht die Wartung als Auftrag unter Noch einzuplanen: markiert als Wartungsauftrag, mit der Fälligkeit als „bis". Ist sie schon überfällig, kommt sie als Dringend. Werden im selben Objekt mehrere Anlagen zugleich fällig — Heizung und Speicher, sechs Feuerlöscher —, ist das ein Auftrag, eine Fahrt. Die Verwaltung bekommt eine Benachrichtigung.

Der Titel nennt die Geräte mit Hersteller, Typ und Seriennummer. Beim Einplanen wird er zur Beschreibung des Termins: Der Monteur weiß am Gerät, dass er am richtigen steht, und mit dem Einsatz daraus steht die Zeile auch auf dem Arbeitsnachweis. Die Notiz mit Fälligkeit und letzter Wartung bleibt bei der Verwaltung.

Eingeplant wird wie jede andere Notiz, mit Einplanen oder Im Kalender planen. Das Objekt geht mit an den Termin.

Für dieselbe Fälligkeit kommt ein Auftrag nur einmal. Wer ihn löscht oder ohne Einsatz abhakt, bekommt ihn nicht noch einmal; die Anlage steht dann rot in der Liste Wartungen, bis die Wartung eingetragen oder die Fälligkeit geändert ist.

Erledigt: die Fälligkeit rückt weiter

Meldet der Monteur den Termin fertig — am Handy oder beim Beenden des Einsatzes —, gilt die Wartung als gemacht. Der Tag des Termins steht im Verlauf der Anlage, die letzte Wartung rückt nach, und die nächste ergibt sich aus dem Intervall. Gerechnet wird wie bei den Wiedervorlagen von der alten Fälligkeit aus: Wer die Oktober-Wartung im November nachholt, hat die nächste wieder im Oktober.

Wird der Termin gelöscht, geht der Auftrag zurück nach Noch einzuplanen — die Wartung bleibt fällig. Nicht geschaffte Termine kommen wie alle anderen nach Tagesende zurück.

Von Hand eintragen

Was ohne Termin geschah, etwa die Wartungen vor WorkTime, trägt Wartung eintragen an der Anlage ein: der Tag und was gemacht wurde. Gehört die Wartung zum laufenden Takt, rückt die nächste Fälligkeit weiter, und ein offener Auftrag dafür ist erledigt. Ältere Wartungen stehen nur im Verlauf und verschieben die kommende nicht. Ein vertippter Eintrag lässt sich aus dem Verlauf nehmen.

Die Liste der Wartungen

Unter Noch einzuplanen steht der Reiter Wartungen: was überfällig ist, was jetzt dran ist und was in den nächsten drei Monaten kommt — mit Kunde, Objekt und dem Stand des Auftrags. Alle Anlagen mit Wartung zeigen nimmt auch die späteren dazu. Jetzt vormerken legt den Auftrag sofort an, ohne den Vorlauf abzuwarten.

Wer was darf