Fuhrpark

Welcher Transporter muss wann zur HU? Wer hat letzte Woche getankt und mit welcher Karte? Wessen Führerschein ist wieder fällig? Der Fuhrpark beantwortet das an einer Stelle — und erinnert rechtzeitig, bevor etwas abläuft.

Der Fuhrpark gehört zum Paket Profi (und Enterprise). Im Menü steht er unter Fuhrpark → Fahrzeuge.

Wer was sieht

Ab Werk hat die Personalverwaltung alle Rechte am Fuhrpark, Disposition und Buchhaltung lesen, Teamleitung und Mitarbeiter sehen ihre eigenen Fahrzeuge. Einzelnen Mitarbeitern lässt sich das unter Funktionen und Rechte anpassen.

Raten, Leasingverträge und Listenpreise sieht nur die Verwaltung — wer fährt, sieht davon nichts, auch keine Tankungen der Kollegen.

Ein Fahrzeug anlegen

Fuhrpark → Fahrzeug anlegen. Nötig ist nur das Kennzeichen; sinnvoll sind dazu:

• Art (PKW, Transporter, LKW, Anhänger) und Antrieb (Benzin, Diesel, Elektro, Hybrid, Plug-in-Hybrid, Gas).
• Erstzulassung — daraus rechnet WorkTime die nächste HU: bei neuen PKW und Transportern nach 36 Monaten, danach alle 24 Monate; bei LKW jährlich. Steht auf der Plakette etwas anderes, tragen Sie das unter HU fällig laut Plakette ein.
• Kilometerstand zum Start.
• Fester Fahrer — ohne festen Fahrer ist es ein Poolfahrzeug, das alle sehen, die fahren.
• Haltung: Eigentum, Leasing, Finanzierung oder Miete. Bei Leasing kommen Vertragsbeginn und -ende, die Kilometer im Jahr laut Vertrag und die Rate dazu.
• Bruttolistenpreis — die Lohnabrechnung braucht ihn für die private Nutzung des Dienstwagens (1-%-Regel).

Nach dem Anlegen steht die HU schon bei den Fristen.

Fristen

Unter Frist hinzufügen gibt es HU, Inspektion, Ölwechsel, Reifenwechsel, UVV-Prüfung, Bremsflüssigkeit, Verbandkasten, Versicherung, Kfz-Steuer, Leasingende und eine freie Frist. Die üblichen Abstände stehen schon drin (Inspektion etwa 12 Monate oder 30 000 km) — das Serviceheft weiß es genauer, dann einfach ändern.

• Eine Frist kann an einem Datum, an einem Kilometerstand oder an beidem hängen. Was zuerst kommt, zählt.
• Bald heißt: im Vorlauf (etwa 30 Tage oder 1 500 km vorher). Überfällig steht rot.
• Erledigt fragt nach Datum, Kilometerstand, Kosten und Werkstatt. Daraus wird ein Eintrag bei Wartung & Reparaturen, und die Frist rückt um ihren Abstand weiter — ab dem Tag der Erledigung.

Erinnerung: Jeden Morgen bekommen die Verwaltung des Fuhrparks und der feste Fahrer eine Benachrichtigung, wenn eine Frist in den Vorlauf kommt oder überfällig ist — dieselbe Frist höchstens einmal in der Woche.

Die UVV-Prüfung (DGUV Vorschrift 70) ist für Firmenfahrzeuge mindestens jährlich vorgeschrieben; mit der Frist UVV-Prüfung haben Sie sie im Blick.

Tanken am Handy

Auf der Fahrzeugkarte oder in der Akte Tanken tippen — oder schneller über den Schnellzugriff mit Tanken erfassen. Drei Zahlen vom Beleg:

1. Kilometerstand
2. Liter (bei Elektro: kWh; beim Plug-in-Hybrid oben umschalten)
3. Betrag

Darunter steht zur Kontrolle der Preis je Liter. Dazu: vollgetankt (ja/nein) und womit bezahlt wurde — Tankkarte, Firma oder privat ausgelegt.

Der Tacho läuft nur vorwärts: Ein Kilometerstand, der unter einem früheren liegt, wird abgewiesen — mit dem Hinweis, was an welchem Tag schon auf dem Tacho stand. So stimmen Verbrauch und Fristen nach Kilometern.

Eine eigene Tankung lässt sich eine Woche lang wieder löschen (Tippfehler beim Betrag); danach nur noch durch die Verwaltung.

Kilometer melden geht auch ohne Tanken — etwa am Monatsende.

Auslagen

Wer privat ausgelegt hat, steht bei der Verwaltung unter Fuhrpark → Auslagen: je Mitarbeiter mit Summe. Erstattet nimmt den Posten von der Liste; das Prüfprotokoll hält fest, wer es abgehakt hat.

Verbrauch & Kosten

In der Akte sieht die Verwaltung für die letzten zwölf Monate:

• Verbrauch in l/100 km bzw. kWh/100 km — gerechnet von Volltankung zu Volltankung, Teilbetankungen dazwischen zählen mit. Ab zwei Volltankungen steht ein Wert da.
• Auffälliger Verbrauch: Abschnitte, die ein Viertel über dem Üblichen dieses Fahrzeugs liegen — ein platter Reifen, ein Fahrstil oder eine Tankkarte, mit der noch ein anderes Auto getankt wurde.
• Kosten für Tanken und Werkstatt, je Monat und je Kilometer.
• Bei Leasing die Hochrechnung: Wie viele Kilometer bei diesem Tempo am Vertragsende auf dem Tacho stehen — und ob das über den Vertragskilometern liegt. So fällt es nach einem Jahr auf und nicht erst bei der Rückgabe.

Auf der Übersicht oben stehen die Fristen, die fällig oder bald dran sind, die Führerscheine, die zu kontrollieren sind, offene Auslagen und die Kosten des laufenden Monats.

Führerscheinkontrolle

Wer ein Firmenfahrzeug fährt, zeigt seinen Führerschein regelmäßig im Original. Lässt der Halter jemanden ohne gültige Fahrerlaubnis fahren, haftet er mit (§ 21 StVG); deshalb kontrollieren viele Betriebe halbjährlich.

Unter Fuhrpark → Führerscheine steht jeder, der fest ein Fahrzeug fährt oder schon einmal kontrolliert wurde (auf Wunsch alle Mitarbeiter):

• zuletzt kontrolliert, mit welchen Klassen, wann wieder;
• Kontrolliert hält Datum, Klassen und — wenn eingetragen — das Ablaufdatum der Karte fest (Feld 4b; neue Karten gelten 15 Jahre);
• den Abstand (ab Werk 6 Monate) stellen Sie oben ein, 1 bis 24 Monate.

14 Tage vor der nächsten Kontrolle steht sie auf bald; die Verwaltung wird erinnert. Wer fährt, sieht auf seiner Fuhrparkseite, bis wann er den Führerschein im Büro zeigen soll.

WorkTime speichert dabei keine Kopie des Führerscheins — nur, wer ihn wann gesehen hat und welche Klassen darauf stehen.

Stilllegen statt löschen

Ein verkauftes oder zurückgegebenes Fahrzeug wird stillgelegt (unter Bearbeiten). Es bleibt mit allen Tankungen und Wartungen erhalten, steht aber nicht mehr in der Liste und wird nicht mehr erinnert. Löschen geht nur, solange noch nichts daran hängt — mit Fahrten im Fahrtenbuch nie.

Fahrtenbuch

Wer einen Dienstwagen auch privat fährt, versteuert die private Nutzung entweder pauschal (1-%-Regel) oder nach einem Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch in WorkTime enthält, was das Finanzamt verlangt (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR): für jede dienstliche Fahrt Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ziel, Zweck und Geschäftspartner — bei Privatfahrten und dem Arbeitsweg nur die Kilometer.

Einschalten: in der Fahrzeugakte unter Bearbeiten → Fahrtenbuch führen. Ab dann steht in der Akte der Bereich Fahrtenbuch, und wer das Fahrzeug fährt, kann Fahrten eintragen.

Eine Fahrt eintragen

• Beim Losfahren zum Kunden (Zeiterfassung, Tagesplanung, Kalender) steht im Dialog Fahrt ins Fahrtenbuch schon angehakt: dienstlich, mit Kunde, Einsatzadresse und Aufgabe aus dem Termin. Der Kilometerstand ist vorgeschlagen — der letzte bekannte; ein Blick auf den Tacho genügt.
• Am Ziel steht in Meine Zeiterfassung die Karte Fahrt läuft — Endstand eintragen, fertig. Fährt man direkt zum nächsten Kunden weiter, endet die erste Fahrt beim nächsten Losfahren von selbst mit dem neuen Stand: Das Auto stand dazwischen.
• Ohne Termin über Fuhrpark → Fahrt eintragen oder den Schnellzugriff Fahrt eintragen: Fahrzeug wählen, Art antippen (dienstlich, Arbeitsweg, privat), losfahren.
• Vergessen? Fahrt nachtragen nimmt Abfahrt, Ankunft und beide Stände. Ein Nachtrag mehr als einen Tag nach der Fahrt ist als nachgetragen markiert.

Lückenlos: Liegt der Stand bei Abfahrt über dem Ende der letzten Fahrt, fragt WorkTime nach dem Grund (etwa „Probefahrt der Werkstatt"). Überschneiden sich die Kilometer zweier Fahrten, wird die zweite abgewiesen. Der Tacho gilt für alles — auch eine Tankung muss zu den Fahrten passen.

Ergänzen, festschreiben, korrigieren

• Eine Woche lang lässt sich eine Fahrt ergänzen — etwa der vergessene Geschäftspartner. Unvollständige Fahrten sind gelb markiert, bis alles da ist.
• Danach ist sie festgeschrieben. Eine Korrektur geht nur noch mit Grund.
• Jede Änderung wird eine neue Fassung. Die alte bleibt stehen: Unter Verlauf steht jede Fassung mit Datum, Person, Grund und dem, was sich änderte — vorher durchgestrichen, nachher daneben. Gelöscht werden kann eine Fahrt nicht; ein Fahrzeug mit Fahrtenbuch lässt sich nur stilllegen.
• Alle Fassungen hängen in einer Prüfsummen-Kette (wie das Prüfprotokoll). Kette prüfen rechnet sie nach; wer an der Datenbank vorbei etwas ändert, fällt auf.

Wer was sieht

Den Dienstwagen sieht sein Fahrer ganz — mit allen Fahrten, Bilanz und Ausdruck. Bei einem Poolfahrzeug sieht jeder nur seine eigenen Fahrten; fährt gerade ein Kollege, steht da, wer und seit wann. Die Verwaltung sieht alle Fahrten und kann für alle eintragen und korrigieren.

Ausdruck und Bilanz

• PDF fürs Finanzamt — je Fahrzeug und Jahr: alle Fahrten in Reihenfolge, bei jeder Fahrt Lücken, Nachträge und Änderungen, am Ende die Bilanz und das Ergebnis der Kettenprüfung.
• CSV für den Steuerberater — dieselben Fahrten als Tabelle.
• Die Jahresbilanz in der Akte zeigt die Kilometer je Art, den Privatanteil, Kilometer ohne Fahrt und was noch offen ist.

Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall — entscheidend ist, dass es zeitnah und vollständig geführt wird. Den Vergleich mit der 1-%-Regel rechnet WorkTime nicht; den macht die Lohnabrechnung oder der Steuerberater.