Kommen buchen

Mit „Kommen“ beginnt eine Zeitbuchung. Die Anwendung merkt sich den Zeitpunkt und lässt die Buchung offen, bis Sie „Gehen“ drücken. Bis dahin steht sie im Status Läuft; gerechnet wird noch nichts.

Zu finden ist der Knopf unter Zeiterfassung und, verkleinert, im Benutzerfeld oben rechts.

Was gespeichert wird

Beim Einstempeln entsteht eine Zeile mit dem Beginn, der Herkunft der Buchung (Browser, Terminal, Telefon) und — sofern die Oberfläche sie mitschickt — dem Standort, einer Anmerkung und einer Kostenstelle.

Die Kostenstelle wird nicht geraten: Wählen Sie eine aus, prüft die Anwendung, dass es sie im eigenen Mandanten gibt. Wählen Sie keine, gilt die, die an Ihrem Mitarbeiterdatensatz hinterlegt ist. So bleibt jede Buchung zugeordnet, auch wenn niemand etwas auswählt. Mehr dazu unter Kostenstelle.

Nur eine laufende Buchung

Es kann immer nur eine Buchung gleichzeitig laufen. Der Versuch, ein zweites Mal einzustempeln, wird mit „Es läuft bereits eine Zeitbuchung für diesen Mitarbeiter“ abgewiesen.

Das ist zweifach gesichert. Die Anwendung sieht vor dem Anlegen nach, und die Datenbank lässt über einen Teilindex ohnehin nur eine laufende Zeile je Mitarbeiter zu. Der zweite Riegel ist kein Übereifer: Zwischen Nachsehen und Anlegen liegt ein Augenblick, und ein Doppelklick auf einer langsamen Verbindung genügt, damit beide Anfragen „läuft nichts“ lesen. Der Verstoß gegen den Index ist derselbe Fall und bekommt dieselbe Meldung.

Für wen Sie stempeln dürfen

Ohne weitergehende Rechte stempeln Sie nur für Ihren eigenen Mitarbeiterdatensatz. Wer das Recht employee:read hat — Führung, Verwaltung, Administration —, darf auch für Kollegen buchen; das ist der Fall am Terminal in der Werkstatt.

Ist Ihrem Benutzerkonto überhaupt kein Mitarbeiter zugeordnet, meldet die Anwendung das ausdrücklich („Dem Benutzerkonto ist kein Mitarbeiter zugeordnet“), statt eine Buchung ins Leere zu schreiben.

Warum ein Beginn abgewiesen wird

Setzt die Oberfläche einen ausdrücklichen Beginn — etwa beim Nachtragen am Terminal —, wird er geprüft:

• Er darf nicht in der Zukunft liegen. Eine Toleranz von zwei Minuten fängt Uhren ab, die zwischen Gerät und Server auseinanderlaufen.
• Er darf nicht in einen abgeschlossenen Zeitraum fallen. Ist das Zeitkonto bis zum 31. März abgeschlossen, lässt sich der 15. März nicht mehr bebuchen; sonst ließe sich ein Monatsabschluss nachträglich aushebeln. Siehe Zeitraum abschließen.

Im Prüfprotokoll

Jedes Einstempeln erzeugt einen Eintrag im Prüfprotokoll: wer, wann, welche Buchung. Der Eintrag lässt sich nicht mehr ändern.