Zeitraum abschließen

Der Abschluss rechnet Soll gegen Ist, schreibt das Ergebnis als Vortrag auf das Konto und sperrt den Zeitraum gegen spätere Änderungen. Danach lässt sich darin nichts mehr buchen, korrigieren, löschen oder freigeben.

Zu finden unter Zeitkonten. Nötig ist das Recht time_account:approve.

Bedingungen

• Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
• Der Zeitraum muss vorbei sein: „Ein Zeitraum kann erst nach seinem Ende abgeschlossen werden.“
• Er muss nach dem letzten Abschluss beginnen. Lücken lässt die Anwendung zu, Überschneidungen nicht.
• Über alles darin muss entschieden sein.

Warum keine offenen Buchungen

Der Soll-Ist-Vergleich zählt auch Buchungen, die noch auf eine Freigabe warten — sie sind geleistet, und bis zur Entscheidung gehören sie in den offenen Teil. Im Abschluss würden sie damit endgültig verbucht, während die Entscheidung noch aussteht.

Kommt sie danach, wandern dieselben Überstunden ein zweites Mal aufs Konto. Fällt sie ablehnend aus, bleiben Stunden im gesperrten Abschluss stehen, die nie genehmigt wurden. Beides lässt sich hinterher nicht mehr richtigstellen, weil der Zeitraum gesperrt ist — deshalb hier die Schranke und nicht dort die Reparatur.

Die Meldung nennt die betroffenen Tage, damit nicht gesucht werden muss.

Was gebucht wird

Übertragen wird die errechnete Differenz aus Soll und Ist. Davon abgezogen wird, was im Zeitraum bereits laufend gutgeschrieben wurde — sonst zählte dieselbe Überstunde zweimal. Der Schlusssaldo bleibt dadurch derselbe, als hätte es die laufende Gutschrift nie gegeben.

Festgehalten werden am Zeitraum: Anfangssaldo, Soll, Ist, die tatsächlich gebuchte Differenz und der Schlusssaldo.

Eine Stundenzahl von Hand übertragen

Statt der errechneten Differenz lässt sich eine Zahl von Hand angeben. Dann ist eine Begründung Pflicht:

Bei einer manuell übertragenen Stundenzahl ist eine Begründung erforderlich: Die Zahl weicht von der Erfassung ab, und später muss nachvollziehbar sein, warum.

Soll und Ist werden trotzdem festgehalten. Sie sind der Maßstab, an dem sich ablesen lässt, wie weit die übertragene Zahl von der Erfassung abwich; ohne sie stünde im Abschluss nur noch das Ergebnis ohne seine Herkunft. Im Prüfprotokoll ist ausdrücklich vermerkt, dass von Hand übertragen wurde.

Gerissene Grenzen

Anders als eine Korrektur wird ein Abschluss auch dann gebucht, wenn er eine Grenze reißt — die Zeit wurde ja gearbeitet. Die Überschreitung wird gemeldet, nicht verhindert.

Rückgängig machen

Wird zu früh abgeschlossen, fehlt eine nachzutragende Buchung oder war der Zeitraum falsch gewählt, lässt sich der letzte Abschluss wieder aufheben. Ohne diesen Weg wäre jeder Fehlgriff endgültig.

Nur der letzte: Ein früherer ließe sich nicht herauslösen, ohne alle darauf folgenden Salden zu verfälschen. Wer weiter zurück muss, hebt die Abschlüsse einzeln in umgekehrter Reihenfolge auf.

Dabei verschwinden der Zeitraum und seine Abschlussbuchung, der Saldo wird um den damaligen Betrag zurückgerechnet, und die Sperre rückt auf das Ende des vorherigen Abschlusses. Was verschwindet, bleibt im Prüfprotokoll mit allen Werten erhalten.

Die Antwort nennt Soll und Ist mit. Zurückgerechnet wird der Saldo — Ist minus Soll —, nicht das Soll.