Lexware Office
Wer seine Rechnungen mit Lexware Office (früher lexoffice) schreibt, muss Kunden, Stunden und Material nicht zweimal eintippen. WorkTime schickt die Projektzeiten als Entwurf nach Lexware; fertigstellen, versenden und buchen bleibt dort.
Verbinden
- In Lexware Office unter Erweiterungen → Public API einen API-Schlüssel erzeugen.
- In WorkTime unter Einstellungen → Lexware Office eintragen und Verbinden.
WorkTime prüft den Schlüssel sofort und zeigt, mit welcher Firma verbunden ist und ob sie Kleinunternehmer ist. Gespeichert wird der Schlüssel verschlüsselt; angezeigt werden nur seine letzten vier Zeichen. Trennen löscht ihn — Kunden und Belege bleiben.
Kunden aus Lexware einlesen
Wer Lexware schon nutzt und WorkTime ausprobiert: Kunden aus Lexware einlesen zählt erst, was passiert, und übernimmt auf Knopfdruck.
- Neu angelegt werden Kontakte mit der Rolle Kunde — mit Anschrift, Telefon, E-Mail, Notiz und den Ansprechpartnern. Die Kundennummer aus Lexware wird die Kundennummer in WorkTime.
- Verknüpft wird, wen es in WorkTime schon gibt (gleiche Kundennummer, oder gleicher Name am selben Ort) — nicht doppelt angelegt.
- Archivierte Kontakte bleiben draussen. Zweimal einlesen schadet nicht.
Rechnungs- und Angebotsentwurf aus den Projektzeiten
In den Projektzeiten die Einsätze eines Kunden anhaken; in der Leiste unten stehen dann Rechnungsentwurf in Lexware und Angebotsentwurf.
Auf den Entwurf kommt je Einsatz, was auch in den Projektzeiten steht:
| Position | Menge × Preis |
|---|---|
| Arbeitszeit (Datum – Mitarbeiter), darunter Projekt und Beschreibung | Stunden (nach Takt) × Stundensatz |
| Fahrtzeit, wenn ein Fahrtsatz gilt | Stunden × Fahrtsatz |
| Fahrtkosten, wenn eine Kilometerpauschale gilt | km × Pauschale |
| Material mit dem Text vom Einsatz | Verkaufspreis |
| Leistung ohne Mitarbeiter | Pauschale |
Dazu Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, Einleitung mit Projekt und Zeitraum, der Steuersatz aus den Einstellungen (bei Kleinunternehmern ohne Umsatzsteuer). Die Summe ist auf den Cent dieselbe wie in der Leiste. Gibt es den Kunden in Lexware noch nicht, legt WorkTime ihn an — vorher wird gesucht, damit niemand doppelt steht.
- Rechnung: nur genehmigte, beendete Einsätze. Danach gelten sie als abgerechnet. Wird der Entwurf in Lexware gelöscht oder die Rechnung storniert, stehen sie wieder zur Abrechnung.
- Angebot: markiert nichts, gilt 30 Tage. Wird es in Lexware angenommen, wird die Angebotszeit des Kunden abrechenbar (wie „Auftrag erhalten"); abgelehnt bleibt sie intern.
Die Meldung nach dem Anlegen enthält In Lexware öffnen — der Entwurf öffnet sich dort zum Bearbeiten.
Zahlstatus
An der Karteikarte von Kunde und Projekt stehen die Belege mit ihrem Stand: Entwurf, offen, bezahlt, storniert, angenommen. Wer den Entwurf geschickt hat, bekommt eine Nachricht, wenn bezahlt ist. Ist WorkTime von aussen erreichbar, meldet Lexware Änderungen sofort (Webhooks); sonst gleicht WorkTime alle drei Stunden ab. Stand holen fragt sofort nach.
Material aus Lexware
Beim Material — beim Beenden eines Einsatzes, am laufenden Einsatz, in den Projektzeiten — steht Material aus Lexware suchen. Tippen (Name oder Artikelnummer), Artikel wählen, Menge eintragen, Übernehmen: Die Zeile kommt in den Materialtext, Menge × Verkaufspreis auf den VK. Den Einkaufspreis kennt Lexware nicht; er bleibt, wie er ist.
Der Artikelstamm wird beim Verbinden übernommen und aktuell gehalten; Artikel neu holen in den Einstellungen holt ihn sofort.