Datenschutz
Der Bereich Datenschutz (DSGVO) deckt vier Dinge ab: den Datenexport, die Verwaltung von Betroffenenanfragen, die Dokumentation von Einwilligungen und die Aufbewahrungsfristen.
Nötig sind gdpr:read, gdpr:update, gdpr:delete und für den Export gdpr:export.
Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 20)
Der Export liefert alle personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters als JSON: Stammdaten, Verträge, Notfallkontakte, Qualifikationen, Dokumentenverzeichnis, Zeitbuchungen, Urlaubsanträge und -konten, Krankmeldungen, Schichtzuteilungen, Zeitkonto, Einwilligungen — dazu ArbZG-Verstöße, Benachrichtigungen und der Auszug aus dem Prüfprotokoll.
Gerade die Verstöße gehören dazu: Es sind Feststellungen über sein Verhalten, und gerade darüber will jemand Auskunft.
Der Zugriff selbst wird revisionssicher protokolliert.
Betroffenenanfragen
Anfragen nach Art. 15 bis 21 werden erfasst und mit einer Frist von 30 Tagen geführt. Der Stand lässt sich fortschreiben, bis die Anfrage erledigt ist. Die Anwendung erinnert nicht von selbst — sie hält die Frist fest, damit sie sichtbar ist.
Einwilligungen (Art. 6, 7)
Einwilligungen werden mit Zweck und Zeitpunkt dokumentiert und lassen sich widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Der Nachweis muss geführt werden können, solange die Verarbeitung darauf beruht.
Aufbewahrungsfristen
Je Mandant und Entität lässt sich eine Frist in Tagen pflegen. Ein Lauf täglich um drei Uhr löscht, was älter ist; er lässt sich auch von Hand auslösen.
Die Untergrenzen
Ohne sie ließe sich die Frist auf einen Tag stellen, und der nächtliche Lauf vernichtete Arbeitszeitnachweise, die das Gesetz über Jahre verlangt.
| Entität | Untergrenze | Grund |
|---|---|---|
| Zeitbuchung | 730 Tage | §16 Abs. 2 ArbZG |
| Urlaubsantrag | 730 Tage | hängt an der Entgeltabrechnung |
| Krankmeldung | 730 Tage | begründet Entgeltfortzahlung |
| Einwilligung | 1095 Tage | Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO |
| Betroffenenanfrage | 1095 Tage | Nachweis der Bearbeitung |
| Benachrichtigung | 1 Tag | keine Aufbewahrungspflicht |
Die Werte sind bewusst vorsichtig und keine Rechtsberatung: Sie verhindern nur die offensichtlich unzulässige Einstellung. §257 HGB und §147 AO kennen sechs und zehn Jahre für lohnrelevante Unterlagen; wer längere Fristen braucht, stellt sie höher ein.
Steht in der Datenbank dennoch eine zu kurze Frist — aus einer früheren Fassung oder von Hand eingetragen —, löscht der Lauf trotzdem nicht darunter und schreibt es ins Protokoll.
Ab wann die Frist läuft
Für Arbeitszeit und Abwesenheiten ab dem Tag, um den es geht, nicht ab dem Tag, an dem die Zeile geschrieben wurde. Sonst begänne die Frist bei einem Nachtrag von neuem, und ein Jahre zurückliegender Vorgang bliebe Jahre über seine Zeit hinaus stehen.
Mitarbeiter löschen
Ein Mitarbeiter wird weich gelöscht: Der Datensatz bleibt mit einem Löschzeitpunkt stehen, das verknüpfte Benutzerkonto wird deaktiviert. Die Zeitbuchungen bleiben — sie sind Nachweise nach §16 ArbZG und keine Verfügungsmasse.
Der ganze Mandant lässt sich dagegen endgültig entfernen.