Kalender: wiederkehrende und private Termine
Die Reinigung jeden Dienstag, die Ablesung am Monatsersten, die Wartung jedes Jahr im März: Ein Termin, der wiederkommt, wird einmal angelegt — der Kalender legt die übrigen selbst an. Und wer ein paar Stunden privat weg ist, trägt das als privaten Termin ein; dann weiß die Planung, dass dort keine Geschäftstermine hingehören.
Beides gibt es in jedem Paket.
Wiederkehrende Einsätze
Im Kalender Neuer Einsatz (oder einen bestehenden öffnen) und unter Wiederholung wählen:
| Wahl | Wann |
|---|---|
| Täglich | alle n Tage |
| Werktags | Montag bis Freitag |
| Wöchentlich | alle n Wochen an den gewählten Wochentagen — etwa Montag und Donnerstag |
| Monatlich | alle n Monate am selben Tag (am 15.), am selben Wochentag (am zweiten Dienstag) oder am letzten (letzter Freitag) |
| Jährlich | alle n Jahre am selben Datum oder am selben Wochentag im Monat |
Endet nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl von Terminen. Darunter stehen die nächsten Termine, damit man sieht, was entsteht.
- Gibt es den Tag in einem Monat nicht (der 31. im April), liegt der Termin am Monatsletzten; der 29. Februar wird in anderen Jahren zum 28.
- An Feiertagen auslassen (ab Werk an): An Feiertagen im Bundesland des Betriebs fällt der Termin aus und zählt nicht mit — „nach 10 Terminen" heißt zehn, die stattfinden.
- Trifft die Regel den gewählten Tag nicht (wöchentlich montags, gewählt ist ein Mittwoch), ist der erste Termin der nächste passende Tag.
- Vor dem Speichern prüft der Kalender die ersten 30 Termine auf Überschneidungen — mit anderen Einsätzen, Urlaub, Krankheit und privaten Terminen — und nennt jeden Treffer mit seinem Tag. Wie immer ist das eine Frage, keine Sperre.
Jeder Termin ist ein ganz normaler Einsatz: Er steht in der Tagesplanung, in Mein Tag und im Kalender-Abo, wird für sich erledigt gemeldet, gebucht und abgerechnet. Die Termine stehen ein Jahr im Voraus im Kalender; jede Nacht kommt dazu, was ins Jahr rückt. Ein Team bleibt ein Team: Jeder Termin der Reihe fährt mit denselben Leuten. Wer den Betrieb verlassen hat, bekommt keine neuen Termine mehr.
Ändern und löschen
Wer einen Termin einer Reihe ändert oder löscht, wird gefragt:
- Nur dieser Termin — etwa einmal eine Stunde später, oder ein Termin fällt aus. Verschieben durch Ziehen im Kalender gilt immer nur für den einen.
- Dieser und alle folgenden — die Reihe endet am Tag davor, ab hier gilt das Neue. Wer die Regel selbst ändert (etwa von dienstags auf mittwochs), ändert immer ab hier. Mit Nicht wiederholen endet die Reihe an dieser Stelle.
Was schon erledigt oder nicht erledigt gemeldet ist, bleibt, wie es war. Ebenso bleiben künftige Termine stehen, an denen schon Dateien vom Kunden oder Fotos hängen. Eine Kopie eines wiederkehrenden Termins ist ein einzelner Termin.
Ein bestehender einzelner Einsatz wird zur Reihe, wenn man ihn öffnet und eine Wiederholung wählt; er ist dann der erste Termin.
Private Termine
Arzt, Behörde, Kind abholen: Mit + Privat im Kalender trägt jeder Mitarbeiter eine Zeit ein, in der er nicht für Einsätze da ist — mit Uhrzeit oder den ganzen Tag, auf Wunsch wiederkehrend wie oben (etwa jeden Dienstag von 15 bis 16 Uhr).
- Was es ist, bleibt privat. Den Grund (freiwillig) sehen nur der Mitarbeiter selbst und wer den Termin eingetragen hat. Die Planung und die Kollegen sehen „Privat" und die Uhrzeit.
- Die Planung trägt auch für andere ein — etwa wenn jemand anruft: In + Privat steht dann die Wahl Für. Das darf, wer im Kalender für andere plant.
- Im Kalender steht der private Termin schraffiert hinter den Einsätzen: in der Tagesansicht in der Spalte des Mitarbeiters, mit gewähltem Mitarbeiter in Woche und Monat, im eigenen Kalender immer. In der Woche aller Mitarbeiter stehen nur die eigenen — die aller Kollegen wären dort zu viel.
- Beim Planen meldet die Prüfung auf Überschneidungen einen privaten Termin wie Urlaub: als Hinweis, nicht als Sperre. Nächster freier Termin springt darüber hinweg; ein ganztägiger privater Termin sperrt den Tag.
- Im Kalender-Abo (Google, Apple, Outlook) steht er beim Mitarbeiter mit dem, was es ist.
- Kein Urlaub: Am Zeitkonto ändert ein privater Termin nichts. Wer frei hat oder Stunden abbaut, trägt das als Abwesenheit ein.
Ändern und löschen wie bei Einsätzen — bei einer Reihe zusätzlich mit der Wahl Alle Termine.
Farben
Jeder Termin kann eine eigene Farbe bekommen — im Dialog unter Farbe im Kalender: Violett, Pink, Orange, Gelb, Türkis, Braun oder Grau. So sieht man auf einen Blick, was zusammengehört: etwa Wartungen in Orange, Baustellen in Braun, der eigene Sport in Türkis.
- Blau, Grün und Rot stehen nicht zur Wahl. Sie zeigen, wie ein Einsatz steht: offen ist blau, erledigt grün, nicht erledigt rot. Ein Einsatz mit eigener Farbe trägt sie, solange er offen ist; erledigt wird er trotzdem grün, nicht erledigt rot — die eigene Farbe bleibt dann als Streifen am linken Rand.
- Standard heißt: wie bisher — der Einsatz offen blau, der private Termin grau schraffiert.
- Bei einem Team gilt die Farbe für alle, die mitfahren; bei einer Reihe für jeden ihrer Termine (ändern wie oben: nur dieser oder ab hier).
- Private Termine bleiben schraffiert, auch in Farbe. Die Farbe sehen wie den Grund nur der Mitarbeiter selbst und wer den Termin eingetragen hat; die Planung sieht „Privat" in Grau.