Export

Der Zeitbericht lässt sich als CSV und als PDF herunterladen. Beide nutzen denselben Weg wie die Anzeige, damit Export und Tabelle nie auseinanderlaufen: Zeitraum, Mitarbeiter, Kostenstellen und Abteilung gelten unverändert.

Nötig ist das Recht report:export.

CSV

• Semikolon als Trennzeichen und ein vorangestelltes Byte-Order-Mark, damit Excel die Umlaute richtig liest.
• Spalten: Mitarbeiter, Personalnummer, Abteilung, Kostenstelle, Beginn, Ende, Brutto (Min), Pause (Min), Netto (Min), Status.
• Zeitpunkte in der Ortszeit des Mandanten.

Darunter eine Summenzeile — Brutto, Pause, Netto in ihren eigenen Spalten.

Darunter die abgeleiteten Größen als benannte Zeilen: Stunden gesamt, produktive Stunden, davon abrechenbar, Erlös, Kosten, Deckungsbeitrag. Kosten und Deckungsbeitrag erscheinen nur, wenn es Kostendaten gibt; sonst steht dort ausdrücklich „keine Kostendaten hinterlegt“. Eine ausgewiesene Null liest sich wie eine Feststellung, dabei ist schlicht nichts eingetragen.

Gibt es zuschlagspflichtige Stunden, stehen sie mit dem Hinweis daneben, dass die Zuschläge in den Kosten nicht enthalten sind.

Formeln in Zellen

Ein Feld, das mit =, +, -, @ oder einem Steuerzeichen beginnt, bekommt ein Apostroph vorangestellt. Tabellenprogramme lesen eine solche Zelle sonst als Formel — auch in Anführungszeichen —, und ein Mitarbeitername oder eine Kostenstelle, die jemand frei vergeben durfte, würde beim Öffnen der Datei ausgeführt. Das Apostroph ist in der Anzeige nicht zu sehen.

PDF

A4 quer, mit Kopfzeile (Mandant, Zeitraum, Erstellungsdatum) und derselben Tabelle. Der Status steht in Kurzform: Läuft, Erfasst, Zur Freigabe, Genehmigt, Abgelehnt, Korrigiert — die internen Bezeichnungen sind für den Druck zu lang.

Die Obergrenze

Höchstens 5000 Buchungen je Export. Ohne Grenze könnte ein weiter Zeitraum den Speicher sprengen.

Wird sie erreicht, steht das in der Datei:

Hinweis: Es liegen … Buchungen vor; ausgegeben sind die ersten …. Bitte den Zeitraum einschränken.

Sonst wirkte ein abgeschnittener Export wie eine vollständige Auswertung — und niemand sieht einer Datei an, dass die Hälfte fehlt.