Fuhrparkverwaltung für Handwerk und Dienstleister
Fuhrparkverwaltung mit Fahrtenbuch: Fristen, Tanken, Fahrten und Führerscheine in einer App
Welcher Transporter muss wann zur HU? Wer hat letzte Woche getankt — und mit welcher Karte? Wessen Führerschein ist wieder fällig? In WorkTime Pro hat jedes Fahrzeug eine Akte mit seinen Fristen, Tankungen und Werkstattkosten — und auf Wunsch ein Fahrtenbuch, das beim Losfahren zum Kunden mitläuft. Die Verwaltung wird erinnert, bevor etwas abläuft. Zusammen mit Zeiterfassung, Planung und Kundenverwaltung — ab dem Paket Profi.
- HU und Inspektion mit Erinnerung
- Tanken am Handy
- Fahrtenbuch mit Verlauf
- Führerscheinkontrolle
Jede Frist im Blick — nach Datum oder Kilometern
Beim Anlegen rechnet WorkTime Pro die nächste HU aus der Erstzulassung. Dazu kommen die Fristen, die jeder Betrieb hat: Inspektion „12 Monate oder 30 000 km", Ölwechsel, Reifenwechsel, UVV-Prüfung, Versicherung, Kfz-Steuer, Leasingende. Was zuerst kommt, zählt — wie im Serviceheft.
Jeden Morgen bekommen die Verwaltung und der feste Fahrer eine Benachrichtigung, wenn eine Frist in den Vorlauf kommt oder überfällig ist. „Erledigt" trägt die Werkstattrechnung als Wartung ein, und die Frist rückt von selbst weiter.
- Fristen nach Datum, Kilometerstand oder beidem
- Erinnerung mit Vorlauf — je nach Frist etwa 30 Tage oder 1 500 km vorher
- Übersicht: was überfällig ist, was bald kommt
Tanken in zwanzig Sekunden
An der Zapfsäule drei Zahlen vom Beleg: Kilometerstand, Liter, Betrag. Darunter steht zur Kontrolle der Preis je Liter. Dazu, womit bezahlt wurde — Tankkarte, Firma oder privat ausgelegt. Privat Ausgelegtes steht bei der Verwaltung, bis es erstattet ist.
Der Tacho läuft nur vorwärts: Ein Kilometerstand, der nicht zu den bisherigen passt, wird abgewiesen — mit dem Hinweis, was an welchem Tag schon auf dem Tacho stand. Elektroautos laden in kWh, der Plug-in-Hybrid kann beides.
Fahrtenbuch: jede Fahrt lückenlos — und jede Änderung sichtbar
Wer zum Kunden losfährt, beginnt die Fahrt gleich mit: Kunde, Einsatzadresse und Zweck kommen aus dem Termin, der Kilometerstand steht vorgeschlagen da. Am Ziel genügt der Endstand. Fährt er direkt zum nächsten Kunden, endet die erste Fahrt mit dem Stand der Abfahrt von selbst.
Fehlen zwischen zwei Fahrten Kilometer, fragt WorkTime Pro nach dem Grund. Privatfahrt und Arbeitsweg zählen nur mit Kilometern. Eine Woche lang lässt sich eine Fahrt ergänzen; danach ist sie festgeschrieben, und eine Korrektur braucht einen Grund. Jede Änderung wird eine neue Fassung — die alte bleibt im Verlauf und im Ausdruck sichtbar, eine Prüfsummen-Kette zeigt, dass nichts nachträglich verändert wurde.
- Dienstlich, Arbeitsweg, privat — mit Jahresbilanz in Kilometern
- Unvollständige Fahrten und Lücken bleiben markiert, bis sie erledigt sind
- PDF je Fahrzeug und Jahr fürs Finanzamt, CSV für den Steuerberater
Verbrauch und Kosten je Fahrzeug
Der Verbrauch wird von Volltankung zu Volltankung gerechnet. Liegt ein Abschnitt ein Viertel über dem Üblichen dieses Fahrzeugs, fällt er auf — ein platter Reifen, ein Fahrstil oder eine Tankkarte, mit der noch ein anderes Auto getankt wurde.
Tanken und Werkstatt stehen je Monat und je Kilometer da. Bei Leasing rechnet WorkTime Pro hoch, wie viele Kilometer bei diesem Tempo am Vertragsende auf dem Tacho stehen — so fallen Mehrkilometer nach einem Jahr auf und nicht erst bei der Rückgabe.
Führerscheinkontrolle mit Nachweis
Wer ein Firmenfahrzeug fährt, zeigt seinen Führerschein regelmäßig im Original. Lässt der Halter jemanden ohne gültige Fahrerlaubnis fahren, haftet er mit (§ 21 StVG). WorkTime Pro hält fest, wer den Führerschein wann gesehen hat, welche Klassen eingetragen sind und wann die Karte abläuft — und erinnert, wenn die nächste Kontrolle fällig ist. Den Abstand bestimmen Sie, ab Werk sechs Monate.
Gespeichert wird keine Kopie des Führerscheins — nur der Nachweis der Kontrolle.
Jeder sieht, was er braucht
Die Verwaltung sieht alle Fahrzeuge mit Kosten, Verträgen und Führerscheinen. Wer fährt, sieht seinen Dienstwagen und die Poolfahrzeuge, die Fristen und seine eigenen Tankungen — aber keine Leasingraten und keine Tankungen der Kollegen. Was wer wann geändert hat, steht im Prüfprotokoll.
Was kostet Sie der Stundenzettel im Jahr?
Stellen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Gerechnet wird mit 46 Arbeitswochen im Jahr.
- Zeit für Papierkram im Jahr
- 140 Std.
- Das kostet im Jahr
- 6.300 €
- WorkTime Pro Profi im Jahresabo (10 Monatsbeiträge)
- 442 €
Fällt nur die Hälfte davon weg, bleiben Ihnen 2.708 € im Jahr.
Annahme: Mit WorkTime Pro fällt die Hälfte des Aufwands weg. Preis aus der aktuellen Preisliste, zuzüglich Mehrwertsteuer.
Häufige Fragen
Ist das ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt?
Das Fahrtenbuch enthält, was das Finanzamt verlangt: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ziel, Zweck und Geschäftspartner jeder dienstlichen Fahrt, lückenlos und zeitnah. Änderungen sind nicht unsichtbar möglich — jede steht mit Datum, Person und Grund im Ausdruck. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt allerdings immer im Einzelfall; entscheidend ist, dass es vollständig und zeitnah geführt wird.
Brauche ich eine Telematik-Box im Auto?
Nein. Die Kilometerstände kommen aus den Fahrten, den Tankungen und den Meldungen am Handy. Eine Anbindung an Telematik, GPS-Ortung oder an die Abrechnung der Tankkarte gibt es nicht.
In welchem Paket ist der Fuhrpark?
In Profi und Enterprise, ohne Aufpreis je Fahrzeug. Im Paket Starter ist er nicht enthalten.
Brauchen meine Mitarbeiter eine App aus dem Store?
Nein. WorkTime Pro läuft im Browser jedes aktuellen Smartphones und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Kann ich WorkTime Pro vorher testen?
Ja, kostenlos und ohne Zahlungsdaten: bis fünf Mitarbeiter drei Monate, bis 30 Mitarbeiter einen Monat, darüber 14 Tage. Die Demo lässt sich sofort öffnen, ohne Anmeldung.
In zehn Minuten startklar
Kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Oder erst die Demo ansehen — mit einem Klick, ohne Anmeldung.